Deux semaines suffisent pour la plupart des fêtes intimes quand les décisions se prennent dans le bon ordre. L'ordre compte plus que le calendrier, parce que quatre choix faits tôt déterminent tout le reste : la date, le nombre d'invités, si la nourriture constitue le repas, et où la table se trouve dans votre maison.
Ce calendrier est bâti autour de dates qui existent déjà dans un contrat de traiteur, le nôtre y compris : le délai d'annulation se termine 14 jours avant l'événement, le nombre final d'invités est verrouillé 7 jours avant l'événement, et le solde est dû 3 jours avant. En remontant à partir de ces trois dates, on obtient un calendrier où chaque date porte une vraie conséquence.
14 jours avant est le jour de la décision. Confirmez la date, obtenez un nombre approximatif d'invités, choisissez le format, et réservez le traiteur avec une soumission signée et un acompte — le nôtre est de 30 %, et il réserve la date. Réserver à ce stade vous place à la limite du délai d'annulation : un acompte envoyé plus de 14 jours avant est remboursé si vous annulez, et à partir de 14 jours avant, il couvre les achats déjà engagés. Décidez si la fête a bien lieu avant de l'envoyer. Envoyez les invitations le jour même, car votre nombre d'invités dépend de réponses que vous n'avez pas encore demandées.
10 jours avant est le jour des renseignements. Recueillez les besoins alimentaires et les allergies avec les réponses à l'invitation — le demander une fois, tôt, évite trois courriels plus tard, et les allergies graves demandent une conversation pendant que le menu se dessine encore. Mesurez en centimètres la surface où ira la table, et envoyez ce chiffre à votre traiteur, avec la pièce où elle se trouve et comment on y accède : entrée pour voitures, ascenseur de service, ou escaliers.
7 jours avant est le jour du décompte. Le nombre final d'invités se verrouille 7 jours avant l'événement, parce que la liste d'achats est établie à partir de ce nombre; après cela, le nombre peut encore augmenter, et il ne peut plus diminuer. Confirmez l'orientation du menu, la plage d'arrivée et l'endroit où la table sera montée. Si vous louez quoi que ce soit — une salle, une salle de fête, des chaises supplémentaires — c'est la semaine où la salle veut ses documents, alors demandez-lui dès maintenant ce qu'elle exige de vos fournisseurs.
3 jours avant est le jour de l'argent et de la logistique. Le solde est dû 3 jours avant l'événement. Confirmez une dernière fois l'heure de livraison et le trajet d'accès, achetez de la glace et des boissons, et décidez qui met les restes en boîte. Si le plan prévoit quoi que ce soit à l'extérieur entre novembre et avril, c'est le jour pour désigner la version intérieure, parce qu'une prévision météo à Ottawa trois jours avant vaut enfin la peine d'être consultée.
Jour 1 et le matin même : dégagez complètement la surface et dégagez le chemin pour y accéder. Donnez aux manteaux une pièce à part, loin de la nourriture — dans un hiver à Ottawa, trente invités arrivent avec manteaux et bottes, et ils atterriront partout où il y a de la place. Videz une tablette du réfrigérateur pour la deuxième vague. Protégez ensuite la dernière heure avant l'arrivée des invités en n'y laissant rien à faire. C'est tout l'intérêt de payer quelqu'un pour monter la table.
Deux semaines cessent de suffire à des moments prévisibles de l'année à Ottawa. Décembre est le mois le plus difficile dans cette catégorie : les trois mêmes fins de semaine portent les partys de bureau, les rassemblements familiaux et les portes ouvertes de quartier, et chaque traiteur de la ville travaille sur le même calendrier. Renseignez-vous sur une date de décembre dès octobre. Les samedis de longue fin de semaine de mai à septembre, et la saison des fêtes prénatales à la fin du printemps, se remplissent ensuite. De deux à quatre semaines, c'est une marge confortable pour tout le reste, et les événements de semaine à court préavis valent toujours la peine d'être demandés.
Si vous êtes à l'intérieur de deux semaines en ce moment, le mieux est de demander. Nous répondons à chaque demande en un jour ouvrable, et un oui à court préavis est un résultat réel bien des jours de semaine. Le minimum par événement de 600 $ avant livraison et taxes s'applique peu importe le délai, et une table commence à 42 $ par personne, taxes applicables en sus.
Le calendrier en regard des dates qui engagent vraiment
| Quand | Ce que vous faites | Pourquoi cette date |
|---|---|---|
| 14 jours avant | Confirmez la date et le format, réservez le traiteur, envoyez les invitations | Le délai d'annulation se termine : un acompte est remboursable plus de 14 jours avant, et engagé à partir de 14 jours avant |
| 10 jours avant | Recueillez les besoins alimentaires, mesurez la surface, décrivez l'accès | Les allergies graves exigent la conversation sur la contamination croisée avant que le menu soit arrêté |
| 7 jours avant | Verrouillez le nombre final d'invités, confirmez l'orientation du menu et la plage d'arrivée | Le nombre final est dû 7 jours avant; la liste d'achats est bâtie à partir de ce nombre |
| 3 jours avant | Payez le solde, confirmez la livraison et l'accès, achetez de la glace et des boissons | Le solde est dû 3 jours avant l'événement |
| 1 jour avant | Dégagez la surface de la table et le chemin pour y accéder, videz une tablette du réfrigérateur | Le montage respecte l'horaire seulement quand la surface est prête |
| Jour de l'événement | Sortez les manteaux de la nourriture, puis laissez la dernière heure libre | Nous arrivons avant les invités et montons la table |
Combien de temps à l'avance demander, selon la saison à Ottawa
| Date | À demander avant | Pourquoi |
|---|---|---|
| Fins de semaine de décembre | Octobre | Les partys de bureau, les rassemblements familiaux et les portes ouvertes se disputent trois fins de semaine |
| Samedis de longue fin de semaine, de mai à septembre | De 6 à 8 semaines | Les samedis les plus rares de la moitié chaude de l'année |
| Saison des fêtes prénatales et des graduations, d'avril à juin | De 4 à 6 semaines | Les après-midis de fin de semaine se remplissent par blocs |
| Fin de semaine ordinaire, reste de l'année | De 2 à 4 semaines | Une marge de planification confortable pour une table dressée |
| Événement de semaine, n'importe quel mois | De 1 à 2 semaines | Le court préavis fonctionne souvent — cela vaut la peine de demander |
Questions fréquentes
Combien de temps d'avance faut-il réserver un traiteur à Ottawa?
De deux à quatre semaines, c'est une marge confortable pour une table dressée lors d'une fin de semaine ordinaire. Les dates de décembre se demandent dès octobre, les samedis de longue fin de semaine de six à huit semaines à l'avance, et la saison des fêtes prénatales de quatre à six. Les événements de semaine sont souvent faisables avec une semaine ou deux.
Puis-je réserver un traiteur avec deux semaines de préavis?
Souvent, oui — surtout en semaine. Deux semaines suffisent encore pour respecter toutes les dates qui comptent : l'acompte réserve la date, le nombre final d'invités se verrouille 7 jours avant et le solde est dû 3 jours avant. Renseignez-vous sur votre date et vous recevrez une réponse en un jour ouvrable.
Quand dois-je donner mon nombre final d'invités?
7 jours avant l'événement. La liste d'achats est bâtie à partir de ce nombre, donc après cela, le nombre peut encore augmenter, mais il ne peut plus diminuer. Recueillez les besoins alimentaires en même temps que les réponses à l'invitation, pour que le menu se règle dans la même conversation.
Organiser une fête à la maison en deux semaines — la version courte
- 14 jours avant : date, nombre approximatif, format, traiteur réservé avec un acompte de 30 % — réservé à partir d'ici, l'acompte est engagé.
- 14 jours avant : invitations envoyées, parce que le nombre dépend des réponses.
- 10 jours avant : besoins alimentaires recueillis, surface mesurée en centimètres, trajet d'accès envoyé.
- 7 jours avant : le nombre final d'invités se verrouille; le nombre peut encore augmenter après, mais il ne peut plus diminuer.
- 7 jours avant : demandez à la salle ce qu'elle exige de ses fournisseurs.
- 3 jours avant : solde dû; confirmez la plage de livraison; désignez le plan intérieur pour les dates d'hiver.
- Jour 1 : dégagez la surface et le chemin, videz une tablette du réfrigérateur, sortez les manteaux de la pièce où se trouve la nourriture.
- Dates de décembre : renseignez-vous dès octobre. Les samedis de longue fin de semaine et la saison des fêtes prénatales se remplissent ensuite.
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