Traiteur pour la fonction publique à Ottawa

Deux dates dans l'année de la fonction publique

Les bureaux publics d'Ottawa se réunissent autour de deux moments que chaque équipe partage. Le premier est décembre, quand une direction ou un service clôt l'année civile par un après-midi ensemble avant les Fêtes. Le second est la fin de l'exercice financier le 31 mars : la dernière réunion d'équipe de l'année, un après-midi de reconnaissance, le bilan après un cycle de rapports ou une journée hors site qui clôt un projet. Les deux tombent en semaine, les deux sont planifiés des semaines à l'avance par une seule personne, et les deux demandent une soumission que quelqu'un d'autre approuve avant que la date soit réservée.

La table des Fêtes de décembre

La rencontre des Fêtes dans un bureau du gouvernement est habituellement un après-midi de semaine dans la plus grande salle de réunion ou un espace commun, grignotée pendant deux heures par une équipe qui rentre souper ensuite. Prévoyez six à neuf pièces par invité, ce qui garde la table au bas de la fourchette de 42 $ à 65 $ par personne. Quand la rencontre commence à cinq heures et devient la soirée de l'équipe, la table est montée comme le repas, à dix à quatorze pièces par invité. Le détail de décembre pour tout milieu de travail, y compris le format après les heures, se trouve sur notre page sur le party de Noël de bureau.

La table de fin d'exercice en mars

Les deux dernières semaines de mars sont la deuxième période chargée d'un bureau public : la rencontre de fin d'année de tout le personnel, la reconnaissance d'une équipe qui a livré, la clôture d'un cycle de rapports. Ce sont des événements de jour avec un programme au milieu, alors la table porte de petites bouchées qui se mangent d'une main et debout pendant un discours, un assortiment salé plus lumineux qu'en décembre, et une finale sucrée pour le moment où les prix sont remis. Les équipes qui veulent que l'événement soit daté et facturé à l'intérieur de l'exercice le précisent dans leur demande, et la soumission est datée pour l'événement.

Qui organise, et qui paie

Dans un bureau public, la personne qui réserve la table est souvent une bénévole du comité social, une adjointe administrative ou un gestionnaire de bureau, et l'argent peut venir de l'équipe elle-même, d'une collecte ou d'une ligne budgétaire approuvée. Les papiers suivent la formule choisie. Une collecte demande un total unique et un acompte et un solde clairs; une ligne budgétaire demande une soumission détaillée, un bon de commande s'il y en a un, et une facture adressée à l'unité. Dites-nous laquelle s'applique dans votre premier message.

La soumission, la facture et le mode de paiement

Chaque réservation repose sur une seule soumission écrite qui sépare la nourriture, le stylisme, la livraison et le déplacement, avec les conditions d'acompte et de solde inscrites, taxes applicables en sus. La facture peut être adressée au ministère, au service ou au comité, avec votre centre de coûts ou votre numéro de bon de commande. Un acompte de 30 % et la soumission signée réservent la date, et le solde est dû 3 jours avant. Les modes de paiement varient d'un bureau à l'autre — une carte d'achat, une facture payée par l'unité des finances, le compte d'un comité — alors indiquez le vôtre dans la demande, et la réponse précise comment ce paiement est reçu pour votre date.

Des étiquettes qu'une grande équipe variée peut lire

Une équipe du gouvernement est l'une des listes d'invités les plus variées qu'un traiteur rencontre, et la personne qui organise connaît rarement tous les besoins alimentaires du groupe. Chaque plat porte une carte écrite avec son nom simple d'abord et ses indications alimentaires ensuite, les mêmes indications sur toute la surface : les plats végétariens, végétaliens et attentifs au gluten sont marqués, et tout allergène courant est nommé. Une allergie grave dans l'équipe fait l'objet d'une conversation avec nous avant la date. La préparation halal et casher est quelque chose qu'OH! ne peut pas revendiquer aujourd'hui, et nous le disons avant d'envoyer une soumission.

Le poste de sécurité et la porte de livraison

La plupart des immeubles du gouvernement à Ottawa enregistrent les visiteurs et les fournisseurs à un poste de sécurité, et certains demandent le nom du fournisseur sur une liste avant le jour même. Envoyez l'adresse de l'immeuble, à Ottawa ou à Gatineau, l'entrée ou la porte de livraison à utiliser, si l'ascenseur de service doit être réservé, et le nom de la personne qui nous accueillera, et l'heure d'arrivée inscrite sur la soumission tient compte de l'enregistrement. Le montage prend ensuite 45 à 90 minutes dans la salle, et la table est composée avant que la première personne quitte son bureau.

Les documents qu'un acheteur public peut demander

Certains bureaux et certaines salles demandent des documents à un fournisseur avant une réservation : un certificat d'assurance, une inscription comme fournisseur, un numéro de taxe sur la facture. OH! n'a pas de police de responsabilité à son nom aujourd'hui, alors un certificat d'assurance est quelque chose que nous ne pouvons pas fournir, et chaque prix de la soumission et de la facture est indiqué taxes applicables en sus. Posez la question de tout document dont votre bureau a besoin dans le premier message, et vous recevez une réponse claire par écrit avant qu'une date soit réservée.

Comment une équipe de la fonction publique commande

Six réponses transforment une demande en soumission que votre approbateur peut signer. La personne qui organise peut les réunir en un après-midi.

• La date, la salle, et les heures pour lesquelles la salle est réservée
• Le nombre de personnes que vous avez aujourd'hui, le chiffre final étant dû 7 jours avant
• Table des Fêtes de décembre ou fin d'exercice de mars, et si la table est à grignoter ou sert de repas
• Qui paie : l'équipe, une collecte, ou une ligne budgétaire avec un centre de coûts ou un numéro de bon de commande
• L'accès à l'immeuble : le poste de sécurité, l'entrée ou la porte de livraison, l'ascenseur de service et le nom sur la liste
• Qui signe la soumission, puisque la signature et un acompte de 30 % réservent la date

Où cette page passe le relais

Le détail de décembre pour tout milieu de travail se trouve sur notre page sur le party de Noël de bureau, et les réceptions de clients, les lancements et les événements de reconnaissance sont sur notre page de traiteur corporatif. Les dîners de travail et les repas de réunion sont sur notre page de traiteur de bureau. Les chiffres publiés et les conditions qui s'y rattachent se trouvent sur notre page de tarifs, et la séquence de la demande jusqu'aux plateaux vides se trouve sur notre page « comment ça marche ».