Двух недель достаточно для большинства камерных праздников, если решения принимаются в правильном порядке. Порядок важнее календаря, потому что четыре ранних решения задают всё, что идёт дальше: дата, число гостей, заменяет ли еда ужин и где в доме будет стоять стол.
Этот план построен вокруг дат, которые и так есть в договоре на кейтеринг, включая наш: окно отмены закрывается за 14 дней, окончательное число гостей фиксируется за 7 дней до праздника, а остаток оплачивается за 3 дня. Если отсчитывать назад от этих трёх дат, получается план, где у каждой даты есть реальное последствие.
День 14 — день решения. Подтвердите дату, определите примерное число гостей, выберите формат и забронируйте кейтеринг подписанной сметой и предоплатой — у нас это 30%, и она закрепляет дату. Бронирование в этот момент ставит вас на границу окна отмены: предоплата, отправленная более чем за 14 дней, возвращается при отмене, а начиная с этого срока в 14 дней она покрывает уже закупленное. Решите, состоится ли праздник, до того как отправите её. В этот же день разошлите приглашения, потому что число гостей зависит от ответов, которые вы ещё не запросили.
День 10 — день информации. Соберите данные о диетах и аллергиях вместе с подтверждениями — если спросить один раз и заранее, это экономит три письма потом, а тяжёлые аллергии требуют разговора, пока меню ещё формируется. Измерьте поверхность, на которую встанет стол, в сантиметрах, и отправьте эту цифру своему кейтерингу вместе с тем, в какой она комнате и как до неё добраться: подъездная дорожка, служебный лифт или лестница.
День 7 — день подсчёта. Окончательное число гостей фиксируется за 7 дней, потому что от него строится список покупок; после этого число ещё может расти, но перестаёт снижаться. Подтвердите направление меню, окно прибытия и место сборки стола. Если вы что-то арендуете — зал, комнату для праздника, дополнительные стулья — это та неделя, когда площадка хочет получить документы, поэтому спросите у неё сейчас, требуется ли что-то от ваших поставщиков.
День 3 — день денег и логистики. Остаток оплачивается за 3 дня до праздника. Подтвердите время доставки и маршрут доступа ещё раз, купите лёд и напитки и решите, кто раскладывает остатки по контейнерам. Если план включает что-то на улице между ноябрём и апрелем, это день, чтобы назвать вариант в помещении, потому что прогноз погоды в Оттаве за три дня наконец стоит того, чтобы его читать.
День 1 и утро праздника: расчистите поверхность полностью и расчистите путь к ней. Отведите под куртки отдельную комнату, подальше от еды — оттавской зимой тридцать гостей приходят в куртках и сапогах и займут любое свободное место. Освободите полку в холодильнике под вторую волну. И защитите последний час перед приходом гостей, оставив в нём дела пустыми. В этом весь смысл того, чтобы платить кому-то за сборку стола.
Двух недель перестаёт хватать в предсказуемые моменты оттавского года. Декабрь — самый тяжёлый месяц в этой категории: одни и те же три выходных несут на себе офисные праздники, семейные встречи и дни открытых дверей по соседству, и весь город работает по одному календарю. Про декабрьскую дату спрашивайте в октябре. Субботы длинных выходных с мая по сентябрь и сезон бейби шауэр поздней весной заполняются следующими по срочности. От двух до четырёх недель — удобное окно для всего остального, а про короткие сроки на будний день всегда стоит спросить.
Если у вас сейчас меньше двух недель, полезный шаг — просто спросить. Мы отвечаем на каждую заявку в течение одного рабочего дня, и «да» при коротком сроке — это реальный исход для многих будних дней. Минимальный заказ 600 $ до доставки и налогов действует при любом сроке, а стол начинается от 42 $ на человека без учёта налогов.
План на фоне дат, которые реально обязывают
| Когда | Что вы делаете | Почему именно эта дата |
|---|---|---|
| За 14 дней | Подтвердите дату и формат, забронируйте кейтеринг, разошлите приглашения | Закрывается окно отмены: предоплата возвращается более чем за 14 дней и закреплена начиная с 14 дней |
| За 10 дней | Соберите данные о диетах, измерьте поверхность, опишите доступ | Тяжёлые аллергии требуют разговора о перекрёстном контакте до фиксации меню |
| За 7 дней | Зафиксируйте окончательное число гостей, подтвердите направление меню и окно прибытия | Окончательное число нужно за 7 дней; от него строится список покупок |
| За 3 дня | Оплатите остаток, подтвердите доставку и доступ, купите лёд и напитки | Остаток нужен за 3 дня до праздника |
| За 1 день | Расчистите поверхность стола и путь к ней, освободите полку в холодильнике | Сборка идёт по графику, только если поверхность готова |
| День праздника | Уберите куртки подальше от еды, затем оставьте последний час пустым | Мы приезжаем раньше гостей и собираем стол |
За сколько спрашивать, по сезонам Оттавы
| Дата | Спрашивать не позже | Почему |
|---|---|---|
| Декабрьские выходные | Октябрь | Офисные праздники, семейные встречи и дни открытых дверей конкурируют за три выходных |
| Субботы длинных выходных, с мая по сентябрь | 6–8 недель | Самые дефицитные субботы тёплой половины года |
| Сезон бейби шауэр и выпускных, с апреля по июнь | 4–6 недель | Выходные дни заполняются блоками |
| Обычные выходные, остальное время года | 2–4 недели | Удобный срок для заказа стола с оформлением |
| Праздник в будний день, любой месяц | 1–2 недели | Короткий срок часто реален — стоит спросить |
Частые вопросы
За сколько заказывать кейтеринг в Оттаве?
От двух до четырёх недель — удобное окно для стола с оформлением в обычные выходные. Про декабрьские даты стоит спрашивать в октябре, про субботы длинных выходных — за шесть-восемь недель, про сезон бейби шауэр — за четыре-шесть. Праздники в будний день часто реальны за неделю-две.
Можно ли заказать кейтеринг за две недели?
Часто да — особенно на будние дни. Двух недель всё ещё хватает на каждую важную дату: предоплата закрепляет дату, окончательное число гостей фиксируется за 7 дней, а остаток оплачивается за 3 дня. Спросите про свою дату и получите ответ в течение одного рабочего дня.
Когда нужно назвать окончательное число гостей?
За 7 дней до праздника. От этой цифры строится список покупок, поэтому после неё число ещё может расти, но перестаёт снижаться. Собирайте данные о диетах вместе с подтверждениями, чтобы меню фиксировалось в том же разговоре.
План домашнего праздника за две недели — коротко
- День 14: дата, примерное число гостей, формат, кейтеринг забронирован с предоплатой 30% — с этого момента предоплата уже закреплена.
- День 14: приглашения разосланы, потому что число гостей зависит от ответов.
- День 10: собраны данные о диетах, измерена поверхность в сантиметрах, отправлен маршрут доступа.
- День 7: фиксируется окончательное число гостей; после этого оно может расти, но не снижается.
- День 7: спросите у площадки, что ей нужно от поставщиков.
- День 3: оплачивается остаток; подтвердите окно доставки; назовите план на случай непогоды для зимних дат.
- День 1: расчистите поверхность и путь, освободите полку в холодильнике, уберите куртки из комнаты с едой.
- Декабрьские даты: спрашивайте в октябре. Субботы длинных выходных и сезон бейби шауэр заполняются следующими.
Планируете такой праздник в Оттаве? Почитайте, как OH! организует Кейтеринг на праздник в Оттаве, или посмотрите зоны обслуживания.
Планируете праздник в Оттаве?
Расскажите дату, число гостей и настроение, которое вы хотите создать. Мы поможем собрать стол вокруг этого.
Спланировать стол