Dos semanas alcanzan para la mayoría de las fiestas íntimas cuando las decisiones ocurren en el orden correcto. El orden importa más que el calendario, porque cuatro decisiones tempranas fijan todo lo que sigue: la fecha, el número de invitados, si la comida es la comida principal, y dónde va la mesa en su casa.
Este cronograma se arma alrededor de fechas que ya existen en un contrato de catering, incluido el nuestro: el plazo de cancelación cierra a los 14 días, el número final de invitados se cierra 7 días antes del evento, y el saldo vence 3 días antes. Trabajando hacia atrás desde esas tres fechas se obtiene un cronograma donde cada fecha tiene una consecuencia real.
El día 14 es el día de la decisión. Confirme la fecha, obtenga un número aproximado de invitados, elija el formato, y reserve el catering con una cotización firmada y un depósito: el nuestro es del 30 %, y reserva la fecha. Reservar en este punto lo deja justo en el borde del plazo de cancelación: un depósito enviado con más de 14 días de anticipación se devuelve si cancela, y desde los 14 días cubre las compras ya hechas. Decida si la fiesta va a suceder antes de enviarlo. Envíe las invitaciones el mismo día, porque su número de invitados depende de respuestas que todavía no ha pedido.
El día 10 es el día de la información. Recoja las necesidades dietéticas y alergias junto con las confirmaciones de asistencia: preguntar una vez, temprano, ahorra tres correos después, y las alergias graves necesitan una conversación mientras el menú todavía se está definiendo. Mida en centímetros la superficie donde irá la mesa, y envíele esa cifra a su catering junto con en qué sala está y cómo se llega: entrada de autos, ascensor de servicio, o escaleras.
El día 7 es el día del número. El número final de invitados se cierra a los 7 días porque la lista de compras se arma a partir de él; después de eso, el número todavía puede subir y ya no bajar. Confirme el rumbo del menú, la franja de llegada y dónde se monta la mesa. Si está alquilando algo —un salón, una sala de fiestas, sillas extra—, esta es la semana en que el salón quiere sus trámites, así que pregúnteles ahora si necesitan algo de sus proveedores.
El día 3 es el día del dinero y la logística. El saldo vence 3 días antes del evento. Confirme una vez más la hora de entrega y la ruta de acceso, compre hielo y bebidas, y decida quién guarda las sobras en recipientes. Si el plan incluye algo al aire libre entre noviembre y abril, este es el día para nombrar la versión bajo techo, porque un pronóstico de Ottawa a tres días por fin vale la pena leerlo.
El día 1 y la mañana del evento: despeje la superficie por completo y despeje el camino hasta ella. Dele a los abrigos una sala propia, lejos de la comida; en un invierno de Ottawa, treinta invitados llegan con abrigos y botas y caerán donde haya espacio. Vacíe una repisa del refrigerador para la segunda tanda. Y luego proteja la última hora antes de que lleguen los invitados no dejando nada pendiente en ella. Ese es todo el sentido de pagarle a alguien para que monte la mesa.
Dos semanas dejan de ser suficientes en puntos predecibles del año en Ottawa. Diciembre es el mes más difícil de esta categoría: los mismos tres fines de semana cargan fiestas de oficina, reuniones familiares y open houses de vecindario, y todos los servicios de catering de la ciudad trabajan desde el mismo calendario. Pregunte por una fecha de diciembre en octubre. Los sábados de fines de semana largos de mayo a septiembre, y la temporada de showers a fines de primavera, se llenan después. De dos a cuatro semanas es un plazo cómodo para todo lo demás, y siempre vale la pena preguntar por eventos entre semana de último momento.
Si está trabajando con menos de dos semanas ahora mismo, lo útil es preguntar. Respondemos cada solicitud en un día hábil, y un sí de último momento es un resultado real en muchos días entre semana. El mínimo por evento de $600 CAD antes de entrega e impuestos aplica sin importar el plazo de aviso, y una mesa parte de $42 por persona, más impuestos aplicables.
El cronograma frente a las fechas que realmente comprometen
| Cuándo | Qué hace usted | Por qué esa fecha |
|---|---|---|
| 14 días antes | Confirmar fecha y formato, reservar el catering, enviar invitaciones | Cierra el plazo de cancelación: el depósito es reembolsable con más de 14 días de anticipación y queda comprometido desde los 14 días |
| 10 días antes | Recoger necesidades dietéticas, medir la superficie, describir el acceso | Las alergias graves necesitan la conversación de contacto cruzado antes de fijar el menú |
| 7 días antes | Cerrar el número final de invitados, confirmar el rumbo del menú y la franja de llegada | El número final vence 7 días antes; la lista de compras se arma a partir de él |
| 3 días antes | Pagar el saldo, confirmar entrega y acceso, comprar hielo y bebidas | El saldo vence 3 días antes del evento |
| 1 día antes | Despejar la superficie de la mesa y la ruta hasta ella, vaciar una repisa del refrigerador | El montaje va a tiempo solo cuando la superficie está lista |
| Día del evento | Alejar los abrigos de la comida, y luego dejar libre la última hora | Llegamos antes que los invitados y montamos la mesa |
Con cuánta anticipación preguntar, según la temporada en Ottawa
| Fecha | Pregunte antes de | Por qué |
|---|---|---|
| Fines de semana de diciembre | Octubre | Las fiestas de oficina, reuniones familiares y open houses compiten por tres fines de semana |
| Sábados de fines de semana largos, de mayo a septiembre | De 6 a 8 semanas | Los sábados más escasos de la mitad cálida del año |
| Temporada de showers y graduaciones, de abril a junio | De 4 a 6 semanas | Las tardes de fin de semana se llenan por bloques |
| Fin de semana normal, resto del año | De 2 a 4 semanas | Un plazo cómodo de planificación para una mesa decorada |
| Evento entre semana, cualquier mes | De 1 a 2 semanas | El aviso corto suele funcionar; vale la pena preguntar |
Preguntas frecuentes
¿Con cuánta anticipación debo reservar catering en Ottawa?
De dos a cuatro semanas es un plazo cómodo para una mesa decorada en un fin de semana normal. Las fechas de diciembre conviene preguntarlas en octubre, los sábados de fines de semana largos con seis a ocho semanas de anticipación, y la temporada de showers con cuatro a seis. Los eventos entre semana suelen funcionar con una o dos semanas.
¿Puedo reservar catering con dos semanas de aviso?
A menudo sí, sobre todo entre semana. Dos semanas todavía alcanzan para cada fecha que importa: el depósito reserva la fecha, el número final de invitados se cierra a los 7 días y el saldo vence 3 días antes. Pregunte por su fecha y recibirá una respuesta en un día hábil.
¿Cuándo debo dar mi número final de invitados?
7 días antes del evento. La lista de compras se arma a partir de ese número, así que después el número todavía puede subir y ya no bajar. Recoja las necesidades dietéticas junto con las confirmaciones de asistencia para que el menú quede definido en la misma conversación.
Un cronograma de dos semanas para planificar una fiesta en casa — la versión corta
- Día 14: fecha, número aproximado, formato, catering reservado con depósito del 30 %; reservado desde aquí, el depósito queda comprometido.
- Día 14: invitaciones enviadas, porque el número depende de las respuestas.
- Día 10: necesidades dietéticas recogidas, superficie medida en centímetros, ruta de acceso enviada.
- Día 7: se cierra el número final de invitados; después puede subir y ya no bajar.
- Día 7: pregunte al salón qué requiere de sus proveedores.
- Día 3: vence el saldo; confirme la hora de entrega; defina el plan bajo techo para fechas de invierno.
- Día 1: despeje la superficie y el camino, vacíe una repisa del refrigerador, saque los abrigos de la sala de comida.
- Fechas de diciembre: pregunte en octubre. Los sábados de fines de semana largos y la temporada de showers se llenan después.
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