Двох тижнів достатньо для більшості камерних свят, якщо рішення ухвалюють у правильному порядку. Порядок важливіший за календар, бо чотири ранні рішення визначають усе подальше: дата, кількість гостей, чи стіл замінює трапезу і де у вашому домі стоятиме стіл.
Цей план побудований навколо дат, які вже є в договорі на кейтеринг, зокрема в нашому: строк скасування спливає за 14 днів, остаточну кількість гостей фіксують за 7 днів до події, а решту суми сплачують за 3 дні. Якщо рахувати назад від цих трьох дат, кожна дата в плані має реальний наслідок.
День 14 — день рішення. Підтвердьте дату, визначте приблизну кількість гостей, оберіть формат і забронюйте кейтеринг підписаним кошторисом і завдатком — у нас це 30 %, і саме він закріплює за вами дату. Бронювання цього дня ставить вас на межу строку скасування: завдаток, надісланий більш ніж за 14 днів, повертається, якщо ви скасовуєте подію, а від 14 днів він покриває вже закуплені продукти. Вирішіть, чи свято точно відбудеться, перш ніж надсилати завдаток. Того самого дня надішліть запрошення, бо кількість гостей залежить від відповідей, про які ви ще тільки питатимете.
День 10 — день інформації. Зберіть дані про харчові обмеження й алергії разом із підтвердженнями участі: один раз запитати заздалегідь — і згодом не доведеться писати три листи, а важкі алергії потребують розмови, поки меню ще складається. Виміряйте в сантиметрах поверхню, на якій стоятиме стіл, і надішліть це число кейтерингу разом із тим, у якій кімнаті вона і як до неї дістатися: під’їзна доріжка, службовий ліфт чи сходи.
День 7 — день підрахунку. Остаточну кількість гостей фіксують за 7 днів, бо саме з неї складають список закупівель; після цього її можна тільки збільшити. Підтвердьте напрямок меню, час прибуття і де збиратимуть стіл. Якщо ви щось орендуєте — залу, кімнату для свят, додаткові стільці, — саме цього тижня майданчик чекає документи, тож уже зараз запитайте, чи потрібно щось від ваших постачальників.
День 3 — день грошей і логістики. Решту суми сплачують за 3 дні до події. Ще раз підтвердьте час доставки і шлях до столу, купіть лід і напої та вирішіть, хто складатиме залишки в коробки. Якщо з листопада по квітень план передбачає щось надворі, саме цього дня варто визначити запасний варіант у приміщенні, бо прогнозу погоди в Оттаві за три дні вже можна вірити.
День 1 і ранок події: повністю звільніть стільницю і шлях до неї. Відведіть під верхній одяг окрему кімнату, подалі від їжі: оттавської зими тридцять гостей приходять у пальтах і чоботях і залишають їх там, де є місце. Звільніть полицю в холодильнику під другу хвилю. А останню годину перед приходом гостей залиште повністю вільною. Саме за це й платять тому, хто збирає стіл.
У цілком передбачувані періоди року в Оттаві двох тижнів уже замало. Грудень — найважчий місяць: на ті самі три вихідні припадають офісні свята, сімейні зустрічі й сусідські прийоми, а всі кейтеринг-компанії міста працюють за тим самим календарем. Про грудневу дату запитуйте в жовтні. Суботи довгих вихідних із травня по вересень і сезон шауерів наприкінці весни розбирають одразу після грудня. Від двох до чотирьох тижнів — зручний запас часу для решти року, а про події в будній день із коротким терміном завжди варто запитати.
Якщо до вашої події вже менше двох тижнів, найкраще — просто запитати. Ми відповідаємо на кожен запит протягом одного робочого дня, і в багато будніх днів «так» на короткий термін цілком можливе. Мінімум на подію 600 $ до доставки й податків діє за будь-якого терміну, а стіл коштує від 42 $ за гостя плюс податки.
План і дати, які справді мають наслідки
| Коли | Що робити | Чому саме ця дата |
|---|---|---|
| За 14 днів | Підтвердіть дату й формат, забронюйте кейтеринг, надішліть запрошення | Спливає строк скасування: більш ніж за 14 днів завдаток повертають, а від 14 днів він покриває закупівлю |
| За 10 днів | Зберіть харчові обмеження, виміряйте поверхню, опишіть доступ | Про перехресний контакт при важких алергіях треба поговорити, поки меню не затвердили |
| За 7 днів | Зафіксуйте остаточну кількість гостей, підтвердьте напрямок меню і час прибуття | Остаточна кількість — за 7 днів до події; з неї складають список закупівель |
| За 3 дні | Сплатіть решту суми, підтвердьте доставку й доступ, купіть лід і напої | Решту суми сплачують за 3 дні до події |
| За 1 день | Звільніть стільницю й шлях до неї, звільніть полицю в холодильнику | Збирання йде за розкладом лише тоді, коли стільниця готова |
| День події | Приберіть верхній одяг подалі від їжі, а тоді лишіть останню годину вільною | Ми приїжджаємо раніше за гостей і збираємо стіл |
Коли запитувати: сезони в Оттаві
| Дата | Коли запитувати | Чому |
|---|---|---|
| Грудневі вихідні | У жовтні | Офісні свята, сімейні зустрічі й сусідські прийоми конкурують за три вихідні |
| Суботи довгих вихідних, травень–вересень | За 6–8 тижнів | Найдефіцитніші суботи теплої половини року |
| Сезон шауерів і випускних, квітень–червень | За 4–6 тижнів | Денні години вихідних розбирають блоками |
| Звичайний вихідний, решта року | За 2–4 тижні | Зручний запас часу для оформленого столу |
| Подія в будній день, будь-який місяць | За 1–2 тижні | Короткий термін часто реальний — варто запитати |
Часті питання
За скільки часу треба бронювати кейтеринг в Оттаві?
Від двох до чотирьох тижнів — зручний запас часу для оформленого столу на звичайні вихідні. Про грудневу дату варто питати в жовтні, про суботи довгих вихідних — за шість-вісім тижнів, а про сезон шауерів — за чотири-шість. Події в будній день часто можна організувати й за тиждень-два.
Чи можна забронювати кейтеринг за два тижні?
Часто так, особливо в будні дні. Двох тижнів вистачає на всі дати, що справді мають значення: завдаток закріплює за вами дату, остаточну кількість гостей фіксують за 7 днів, а решту суми сплачують за 3 дні до події. Запитайте про свою дату — і отримаєте відповідь протягом одного робочого дня.
Коли потрібно назвати остаточну кількість гостей?
За 7 днів до події. Список закупівель складають із цього числа, тож після цього кількість гостей можна тільки збільшити. Збирайте інформацію про харчові обмеження разом із підтвердженнями участі, щоб узгодити меню в тій самій розмові.
План підготовки домашнього свята за два тижні — коротко
- День 14: дата, приблизна кількість гостей, формат, кейтеринг заброньовано із завдатком 30 %; від цього дня завдаток покриває вже закуплені продукти.
- День 14: запрошення надіслано, бо кількість гостей залежить від відповідей.
- День 10: зібрано харчові обмеження, поверхню виміряно в сантиметрах, надіслано маршрут доступу.
- День 7: остаточну кількість гостей зафіксовано; після цього її можна тільки збільшити.
- День 7: запитайте в майданчика, що потрібно від постачальників.
- День 3: сплата решти суми; підтвердьте час доставки; для зимових дат визначте запасний варіант у приміщенні.
- День 1: звільніть стільницю і шлях до неї, звільніть полицю в холодильнику, винесіть верхній одяг із кімнати, де стоїть їжа.
- Грудневі дати: запитуйте в жовтні. Суботи довгих вихідних і сезон шауерів розбирають одразу після них.
Плануєте таку подію в Оттаві? Прочитайте про підхід OH! — Кейтеринг на свято в Оттаві — або перегляньте райони обслуговування.
Плануєте щось в Оттаві?
Назвіть дату, кількість гостей і настрій, якого хочете. Ми допоможемо скласти стіл під це.
Спланувати стіл