Un service traiteur déraille toujours aux mêmes endroits, et presque tous se voient dès le premier courriel si vous posez les bonnes questions. Voici la liste que nous utiliserions nous-mêmes, et notre propre réponse à chacune est publiée sur le site, à la disposition de quiconque la lit avant de nous écrire.
Commencez par le cadre commercial. Quel est le minimum par événement, quel est l'acompte et quand est-il dû, quelle est la politique d'annulation et de changement de date, et quand le nombre final d'invités est-il arrêté? Ces quatre éléments déterminent ce qui se passe quand vos plans changent, et ce sont les quatre qu'on laisse le plus souvent de côté jusqu'à l'arrivée de la facture.
Ensuite, l'étendue du contrat. La livraison est-elle incluse, et quel secteur couvre-t-elle? Y a-t-il des frais de déplacement au-delà? Le montage est-il inclus, et combien de temps prend-il? Qui reprend les pièces de service, et quand? Une soumission qui couvre la nourriture en supposant tacitement que vous rapporterez les planches diffère d'une soumission qui le précise clairement.
Vient ensuite la salubrité alimentaire, qui compte plus pour un traiteur que pour presque tout autre fournisseur. Comment les allergies sont-elles gérées, et précisément, que peut-on garantir ou non au sujet de la contamination croisée sur une table partagée? Un oui sans nuance à une question sur les allergies en dit long sur la façon de penser de ce fournisseur. La réponse honnête nomme ce qui est prévu, ce qui est étiqueté, et ce qui échappe au contrôle de quiconque.
Vient ensuite le personnel. Y a-t-il quelqu'un sur place pendant l'événement, ou s'agit-il seulement de livraison et de montage? Si votre format demande des mains supplémentaires, comment cela est-il facturé — à l'heure, par personne, avec un minimum d'appel? Le personnel est la ligne la plus souvent découverte tard, et en Ontario, il y en a une deuxième qui se cache derrière : l'alcool servi sous un permis de circonstance exige du personnel certifié Smart Serve derrière le bar, et c'est une embauche distincte du service traiteur.
Viennent ensuite les questions de la salle, que votre salle posera avant votre traiteur. Beaucoup de salles à Ottawa demandent un certificat d'assurance à tout fournisseur qui travaille sur place, et certaines exigent un dossier de santé publique. Les centres communautaires et les salles louées louent aussi par blocs qui incluent votre montage et votre démontage, alors la plage de montage est fixée avant même qu'on parle de nourriture. Posez la question tôt — courir après des documents dans la dernière semaine de planification est une mauvaise façon d'utiliser la dernière semaine de planification.
Vient ensuite l'accès, là où les soumissions à Ottawa diffèrent discrètement. Une tour du centre-ville signifie un quai de livraison, un poste de sécurité et une inscription à l'arrivée. Un condo signifie l'ascenseur de service réservé à l'avance, et une date au début du mois entre en concurrence avec les déménageurs. Un immeuble sans ascenseur à Centretown ou dans le Glebe signifie que chaque caisse monte par l'escalier. Précisez au traiteur laquelle de ces situations est la vôtre au moment de la demande, pour que les heures de montage prévues dans la soumission correspondent aux heures de montage le jour même.
Enfin, demandez ce qu'il advient de la nourriture qui reste. Une table bien planifiée a des surplus, et c'est voulu. Qu'ils soient mis en boîte pour vous, repris, ou laissés sur votre comptoir sans contenant est une petite question qui détermine les vingt dernières minutes de votre soirée.
Voici où se trouvent nos propres réponses : les tables dressées commencent à 42 $ par personne, taxes applicables en sus, avec un minimum de 600 $, un acompte de 30 %, le solde dû 3 jours avant l'événement, un délai d'annulation de 14 jours et un nombre final d'invités dû 7 jours avant, le tout expliqué sur notre page de tarification. Nous répondons à chaque demande en un jour ouvrable. La gestion des allergènes est présentée de façon identique sur chaque page, et en détail sur notre page consacrée aux régimes alimentaires. Sur l'assurance, la réponse honnête est publiée elle aussi : OH! Catering, traiteur à Ottawa (Ontario), travaille dans une cuisine commerciale louée à l'heure, et le permis des lieux appartient à cet établissement. Aucune police d'assurance responsabilité n'existe au nom d'OH! aujourd'hui, donc nous ne pouvons pas fournir de certificat d'assurance propre à une salle. Les salles d'Ottawa en demandent souvent un aux fournisseurs : parlez-nous-en tôt, et vous aurez une réponse claire, par écrit, pour votre date et votre salle.
Douze questions, et à quoi ressemble une réponse claire
| Posez cette question | Une réponse claire donne |
|---|---|
| Quel est le minimum par événement? | Un montant, et ce qu'il exclut — le nôtre est de 600 $ avant la livraison et les taxes |
| Qu'est-ce qui réserve la date? | Un pourcentage d'acompte et une date de solde — le nôtre est de 30 %, solde 3 jours avant |
| Que se passe-t-il si j'annule ou je change la date? | Un délai avec deux issues — le nôtre est de 14 jours, l'acompte remboursé au-delà |
| Quand le nombre final est-il arrêté? | Un nombre de jours avant l'événement — le nôtre est 7 jours |
| La livraison est-elle incluse? | Des frais et un rayon — les nôtres sont de 45 $ dans un rayon de 25 km, au-delà établis sur soumission |
| Combien de temps prend le montage, et qui fait le démontage? | Une durée et la personne responsable — une table dressée prend de 45 à 90 minutes |
| Comment gérez-vous les allergies? | Ce qui est prévu, ce qui est étiqueté, et ce qui ne peut pas être garanti sur une table partagée |
| Quelqu'un est-il sur place pendant l'événement? | Livraison et montage seulement, ou avec personnel, en précisant la base de facturation |
| Pouvez-vous fournir un certificat d'assurance? | Un oui accompagné du certificat, ou un non clair — le nôtre est un non clair, publié sur le site |
| Qu'advient-il des surplus? | Mis en boîte pour vous, repris, ou laissé chez vous — décidé avant le jour même |
Questions fréquentes
Quelles questions poser à un traiteur avant de réserver à Ottawa?
Commencez par quatre questions commerciales — minimum, acompte, délai d'annulation, date du nombre final — puis l'étendue du contrat, la gestion des allergènes, le personnel et les documents demandés par la salle. Posez la question de l'accès en dernier, et précisément : quai de livraison, ascenseur de service ou escaliers. Ces huit réponses distinguent un fournisseur expérimenté dans votre type d'événement d'un autre qui découvre le sujet.
Les salles de réception à Ottawa exigent-elles une assurance du traiteur?
C'est souvent le cas, et certaines salles demandent aussi un dossier de santé publique : posez la question à votre salle avant de réserver un fournisseur. OH! travaille dans une cuisine commerciale d'Ottawa louée à l'heure, et le permis des lieux appartient à cet établissement. Aucune police d'assurance responsabilité n'existe au nom d'OH! aujourd'hui, donc nous ne pouvons pas fournir de certificat d'assurance propre à une salle. Les salles d'Ottawa en demandent souvent un aux fournisseurs : parlez-nous-en tôt, et vous aurez une réponse claire, par écrit, pour votre date et votre salle.
Combien de temps d'avance faut-il réserver un traiteur?
Deux à quatre semaines, c'est un délai confortable pour planifier une table dressée. Les dates de décembre, les samedis de longue fin de semaine et la saison des fêtes prénatales du printemps se remplissent en premier, alors posez la question pour ces mois-là plus tôt. Chaque demande reçoit une réponse de notre part en un jour ouvrable.
Traiteur à Ottawa — la version courte
- Quel est le minimum par événement, et qu'inclut-il?
- Quel acompte réserve la date, et quand est-il dû?
- Quelle est la politique d'annulation et de changement de date?
- Quand le nombre final d'invités est-il arrêté?
- La livraison est-elle incluse, et quel secteur couvre-t-elle?
- Y a-t-il des frais de déplacement, et au-delà de quelle distance?
- Le montage est-il inclus, et combien de temps dure-t-il?
- Qui reprend les pièces de service, et quand?
- Que peut-on garantir ou non, précisément, au sujet de la contamination croisée?
- Quelqu'un est-il sur place pendant l'événement, et comment le personnel est-il facturé?
- Pouvez-vous fournir un certificat d'assurance si la salle le demande?
- Qu'advient-il des surplus?
Vous planifiez ce genre d'événement à Ottawa? Découvrez comment OH! gère Tables sucrées à Ottawa, ou parcourez les secteurs que nous desservons.
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